Sistemas Colaborativos

PASSADO, PRESENTE E FUTURO

Esta mensagem trata dos seguintes assuntos:

O TRATAMENTO DADO AOS ARQUIVOS DE PROJETO

Os arquivos recebidos dos diversos parceiros que simultaneamente atuam em um determinado projeto, devem ser cuidadosamente redistribuídos para que as pendências e interferências poçam ser analisadas. Há muitos anos, estas informações eram trocadas através de cópia dos próprios desenhos originais que os parceiros enviavam diretamente para a contratante que se encarregava de distribuir as cópias. O sistema melhorou um pouco e, com a utilização de softwares de desenho e documentos, estes parceiros passaram a enviar seus arquivos que eram diretamente visualizados. Este procedimento ainda é muito utilizado.

Pela facilidade de obter o arquivo original, as contratantes passaram a distribuir entre os parceiros de um determinado projeto, as informações via arquivos de desenho, praticamente eliminando a necessidade do envio do desenho em papel.

Aqui encontramos a primeira dificuldade pois, nos desenhos em papel as datas e revisões estão impressas no próprio desenho e, a descrição do conteúdo do desenho também. Nos arquivos recebidos, não existe nenhuma informação sobre o conteúdo, é necessário visualizar o arquivo (lêr através do software próprio) para saber o que existe nele. Muitas contratantes passaram a criar uma estrutura em seus computadores, com pastas de projetos e sub-pastas de parceiros com todos os arquivos lá armazenados e, fazer uma 'lista' com o nome de cada arquivo e o conteúdo do mesmo. Nesta fase, as empresas parceiras passaram a enviar diretamente para as contratantes os seus arquivos, ficando a cargo da contratante a distribuição destas informações para os vários outros parceiros que estão atuando no mesmo projeto. Este procedimento ainda é muito utilizado e é comum enviar e receber disquetes com arquivos de projeto via 'motoboy' ou 'trocar' disquetes em reuniões com vários parceiros.

Com a chegada das facilidades do modem e em seguida a interNet, alguns parceiros e consequentemente as contratantes, passaram a enviar estes arquivos eletronicamente agilizando o processo de envio.

Aqui encontramos uma nova dificuldade pois, normalmente os arquivos de projeto são arquivos com grande tamanho. Quando uma contratante recebe em sua caixa postal mais de 10 arquivos por exemplo, a caixa postal fica lotada pois, boa parte dos provedores limitam a caixa postal em 10 megas. Uma outra empresa parceira que simultâneamente está enviando para a mesma caixa postal arquivos deste ou de outro projeto, terá o seu envio cancelado e receberá a mensagem que 'a caixa postal está lotada'. O pior é que esta mensagem só chega depois de ter enviado todos os arquivos sendo necessário enviar tudo novamente.

Em função destas dificuldades em recebimento de grande quantidade de arquivos, algumas contratantes se empenharam em utilizar novos procedimentos via interNet e, descobriram o FTP (File Transfer Protocol). Trata-se de uma área dentro da interNet, disponibilizada publicamente na maioria dos provedores, que funciona como um drive remoto que pode ser utilizado por qualquer pessoa que se conecta ao endereço desta área. A grande vantagem é que a área de FTP tem grande capacidade para armazenamento (300 megas, 1 ou 2 gigas, etc) mas, possui o inconveniente de ser uma área pública ou seja, qualquer um pode se conectar a esta área e enviar arquivos como lêr arquivos.

O avanço deste processo que muitos ainda não conheciam, foi a chegada dos sites com FTP privado ou seja, os recursos do protocolo FTP com a garantia de senhas de acesso para a entrada na área privada de armazenamento. Desta forma, as contratantes podem criar uma área específica para um projeto e, sub-dividir estas áreas em várias sub-áreas uma para cada parceiro sendo que, poderão ser configuradas senhas para que cada parceiro só tenha o direito de acessar as áreas de seu interesse.

Poucas empresas estão utilizando estes procedimentos, podemos contá-las nos dedos. Por que ? As áreas privadas de FTP ainda são caras e, somente são viabilizadas comercialmente com grandes quantidades de armazenamento. Pior ainda, quando você acessa uma área de FTP, o visual que é fornecido é exatamente igual ao visual oferecido quando solicitamos a listagem de arquivos de um determinado diretório do equipamento, uma lista de arquivos com nomes e datas.

Fora isto, quando algum parceiro envia uma atualização do seus arquivos para a sua área privada, este parceiro terá que avisar a contratante que o arquivo foi enviado / atualizado para que a contratante envie através de eMail para todos os parceiros participantes do projeto ou somente para aqueles que estes arquivos são interessantes, um aviso sobre a disponibilidade da atualização e o conteúdo do arquivo.

Ótimo !
Agora você já pode compreender melhor o que é o SICO !
O SICO é um sistema baseado em interNet destinado a receber e distribuir arquivos porém, documentando o conteúdo destes arquivos, suas atualizações, etc e, utilizando para isto uma interface mais amigável que o FTP, a interface HTTP aonde residem os sites com endereço www.
Ainda tem mais !

 DOCUMENTAÇÃO DOS PROJETOS

Nem só de desenhos vive o projeto. Relatórios, consultas técnicas aos parceiros, atas de reuniões, comprovantes de entrega de projeto (UpLoad), comprovantes de recebimento de arquivos (DownLoad), etc.
Muitas empresas ainda hoje, enviam os arquivos de projeto, atas de reunião, consultas, etc via disquete ou via interNet com arquivos anexados ao email e, passam em seguida um fax 'avisando' que o arquivo foi enviado e qual o conteúdo do arquivo !.

Agora você já pode compreender ainda mais o que é o SICO !
O SICO permite que ao ser enviado um arquivo para o sistema, o parceiro habiliatado pela contratante, além do envio do arquivo, fornecerá também um descritivo sobre o que é o arquivo e o que ele contém. Na medida em que ao longo do projeto este arquivo é atualizado pelo projetista, os vários descritivos mostrando o caminhamento do projeto são armazenados junto com o arquivo propriamente dito. Assim, quem aciona o sistema, não irá ver uma 'lista de arquivos' e sim, uma lista de arquivos com as suas respectivas descrições, tamanho, quem enviou, datas de envio e atualização.
Fora isto, automaticamente o sistema se encarrega de enviar através de eMail, para todos os parceiros que estão habilitados para o projeto ou, somente para os que possuam interesse direto no arquivo que está sendo enviado, um eMail contendo a informação de que o arquivo foi enviado / atualizado e a descrição do conteúdo deste arquivo originalmente fornecida pelo próprio projetista que o enviou. Esta mensagem é enviada instantaneamente após o registro do arquivo no sistema e independe da interferência manual de qualquer pessoa da contratante ou do parceiro.
Ainda tem mais !

 SEMPRE ATUALIZADO

Garantir que a última atualização de um determinado arquivo de projeto ou documento é a que está sendo utilizada não é tão dificil. Vamos partir do princípio que um determinado arquivo foi disponibilizado no SICO. Como saber se o arquivo que localmente está sendo utilizado por outro parceiro que necessita deste arquivo é o arquivo mais atualizado. Simples pois o SICO mantém vinculado ao arquivo a data de sua última atualização e, por segurança do sistema, somente o usuário cadastrado que originalmente enviou o arquivo é que tem o direito de enviar um outro arquivo com o mesmo nome (atualização).
Caso o eMail que foi automaticamente enviado pelo sistema para a caixa postal do parceiro que necessita desta informação tenha sido perdido, o sistema permite acessar um 'histórico' de operações do projeto aonde ficam cadastradas todas as atividades do projeto como: (i) quem enviou e qual arquivo foi enviado (ii) que arquivo foi lido e por quem (iii) quem enviou mensagens e qual foi a mensagem (iv) etc

O CLIENTE, dono da conta SICO, ainda tem acesso ao histórico de operações de cada Parceiro aonde estarão listadas as atividades deste parceiro nos vários projetos em que ele foi habilitado.

 O QUE O SICO TEM A OFERECER

O sistema é destinado a empresas estão administrando / gerenciando a elaboração de uma série de projetos.
Podemos citar como principais tópicos: São inúmeros os recursos do sistema, veja ao final deste documento uma série de links com informações mais detalhadas diretamente do site da Sistrut.


Um Futuro Próximo ...

 UNIFORMIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS

Todos sabemos que dentro de uma mesma empresa contratante, os procedimentos para o gerenciamento e acompanhamento de projetos são únicos para os vários projetos que estão em andamento porém, para os parceiros não. As empresas de projeto estão tendo que 'aprender' os procedimentos das várias empresas contratantes para quem prestam serviço e, de uma forma geral nós sabemos que isto é improdutivo pois, estas empresas perdem muito mais tempo se adaptando ou 'lembrando' o procedimento de cada cliente.
Neste sentido, o SICO também é uma ótima solução pois, o mesmo parceiro poderá estar cadastrado como Usuário de várias empresas contratantes, Clientes no sistema SICO. Os procedimentos únicos que serão adotados pelas empresas contratantes, também serão únicos para os parceiros.

Outro ponto importante são as reuniões do projeto. Estamos trabalhando para que poçam ser 'agendadas' reuniões pelo Cliente, dono da conta SICO, selecionando entre os vários usuários (parceiros) que estão habilitados no projeto. Esta reunião poderá ser uma reunião inicialemente virtual aonde cada participante estará em seu escritório, em frente ao computador, com uma câmera de vídeo e microfone participando de uma vídeo conferência. Já existem softwares para transformar o som que está sendo transmitido em um arquivo MP3 de pequeno tamanho e, da mesma forma, existem softwares que tem capacidade de redigir (escrever o texto) a partir de um arquivo de voz. Desta forma, teremos em um futuro não muito distante, geração de atas pelo sistema que poderão da mesma forma que os arquivos de projeto serem cadastradas e disponibilizadas aos participantes.
A vídeo conferência já é viável tanto em termos de recursos para os vários participantes como recursos de interNet para gerenciar estas várias imagens porém, o que impede o pleno êxito do procedimento, é a velocidade das linhas telefônicas para a transmissão de imagem.



Maiores informações poderão ser obtidas em ...
Apresentação
Uma Solução Completa de Armazenamento
Passado, Presente e Futuro

Informações sobre custo de armazenamento poderão ser encontradas no endereço
http://www.sico.com.br/info/Custos.html

Manual de Utilização do sistema poderá ser encontrado no endereço
http://www.sico.com.br/sico/MensagemCliente.txt


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